Les EHPAD sont en pleine transformation depuis quelques années pour répondre aux besoins des familles, des résidents, mais aussi des collaborateurs. L’une des solutions qui semble fonctionner : devenir un espace ouvert, une place du village, un tiers-lieu. Après avoir accompagné 24 établissements dans 3 régions sur le sujet, et étudié une trentaine de modèles inspirants, on vous partage les 5 erreurs classiques !
Cet article résume les apprentissages du webinaire “5 erreurs à éviter pour lancer son tiers-lieu en EHPAD”, organisé par makesense et enrichi par les interventions des participants, à l’occasion du lancement d’un site ressource sur le sujet de l’ouverture des EHPAD vers l’extérieur (conseils, liens utiles, exercices, témoignages, etc.).
Erreur 1 : Avoir un projet incohérent vis-à-vis de son contexte et de son territoire
Une première erreur est de choisir des activités pour son tiers-lieu qui ne sont pas adaptées à son territoire et à ses besoins ! Par exemple : ouvrir un bistrot alors qu’il en existe 15 aux alentours, un espace de coworking alors que le wifi est déficient, oublier d’impliquer un acteur du territoire qui met ensuite des bâtons dans les roues du projet…
Nos recommandations pour comprendre son territoire pour affiner son projet et ses partenaires :
- Comme en témoigne Rémi de l’EHPAD St Joseph, ne tentez pas de copier/coller un projet qui nous plaît mais repartez des besoins locaux ! Pour cela, cartographiez les acteurs en place avec des outils comme celui de l’Anap pour aboutir à une liste de partenaires potentiels. En panne d’inspiration ? Retrouvez ici la méthode ainsi qu’une liste de partenaires potentiels avec lesquels coopérer.
- Construisez votre projet avec les acteurs locaux ! Par exemple, Lionel de l’EHPAD de Frontignan et Virginie de l’EHPAD de la Bonne Eure conseillent d’aller rapidement à leur rencontre dès l’amont du projet.
- Menez l’enquête et soyez prêts à changer d’avis en fonction des résultats : proposez une consultation auprès des élus, faites une enquête de voisinage… et travaillez avec les acteurs clés qui connaissent le territoire : mairie, CCAS, gérontopôle…
- En bonus si vous lancez un atelier d’artiste, des recommandations spécifiques par ici !
Erreur 2 : Un projet qui ne fédère pas en interne
Le projet se lance, vous avez choisi quelque chose de cohérent et impliqué les bonnes personnes sur votre territoire. Tout le monde, sauf peut-être les personnes entre vos murs ?
Résultat : les collaborateurs ne comprennent pas le pourquoi du projet et voient cela comme du travail en plus dans un quotidien déjà très chargé, et les activités ne sont pas corrélées au planning des résidents qui ne sont donc pas disponibles…
Nos recommandations pour co-construire et fédérer les équipes autour du projet
- Créez une équipe motivée autour du projet, à l’image de Virginie de l’EHPAD La Bonne Eure. Une fois cette équipe formée, travaillez sur la communication en interne, que ce soit pour les collaborateurs ou les familles comme en témoigne ESPASS de Podensac. Commencez aussi par vous concentrer sur les personnes motivées plutôt que sur les réfractaires, le changement prendra du temps !
- Réfléchissez avec les parties prenantes internes pour engager ! Mélissa de l’EHPAD La Seigneurie parle par exemple de sessions de brainstorming avec les résidents pour choisir le nom de son projet. Vous trouverez notamment ici des méthodes de co-construction comme dans le chapitre 2. du Guide de la CNSA : Un tiers-lieu dans mon EHPAD. Vous pouvez aussi vous faire aider par des acteurs comme une Fabrique à Initiatives.
- Commencez à expérimenter avec de petits projets (chariot Boutique, etc.), pour tester et embarquer, en montrant du concret pour aider à se projeter ! Faites aussi attention aux mots et à la présentation : parlez par exemple d'un projet social et non de tiers lieu, repartez des besoins des bénéficiaires, des impacts attendus, etc.
Dans les crèches Tom&Josette, les enfants côtoient les personnes âgées. (©Actu.fr)
Erreur 3 : Aller trop vite sur la question des financements
Beaucoup comptent sur un retour financier rapide (ou disproportionné), ou s’appuient uniquement sur des subventions de départ sans penser à la pérennisation du modèle économique. Pourtant, le nerf de la guerre reste l’argent : mieux vaut viser d’emblée un modèle à l’équilibre, qui permettra par la suite de réinvestir un peu pour faire vivre le lieu sur la durée.
Nos recommandations pour chercher des financements et un modèle économique
- Financez les investissements initiaux en faisant des demandes auprès de l’ARS, des appels à projets, des foncières solidaires, etc. D’ailleurs, nous avons créé cette base de données que nous mettons à jour régulièrement avec quelques pistes !
- Ne minimisez pas les plans B : dons, seconde main, appel aux compétences des familles, des résidents, voire des habitants, proposez des projets collaboratifs aux écoles du quartier, et pleins d’autres astuces à retrouver ici.
- Posez un modèle économique et pensez à l'hybridation des activités pour diversifier les sources de revenus comme Mélissa de l’EHPAD de la Seigneurie ! Pour cela, vous pouvez vous appuyer sur des outils comme le business model canvas. Le fait d’avoir un modèle économique est d’ailleurs souvent demandé dans les appels à projet, ce sera donc bénéfique !
Erreur 4 : Penser l’espace comme une salle d’activités... et non comme un lieu de vie
“Le lieu est propre et sécurisé… mais on dirait juste une salle d’attente.” C’est un écueil fréquent : reproduire les codes de l’EHPAD (horaires rigides, mobilier standard, accès complexe), alors qu’on cherche à créer un espace vivant et ouvert. Comme le disait un participant : “Le mardi à 16h, c’est parfait pour les résidents… mais pas pour les familles.”
Nos recommandations pour aménager et animer son espace
- Trouvez le juste équilibre : à l’EHPAD Saint Joseph, on insiste sur l’importance d’allier contraintes physiques, contraintes matérielles et volonté d’aménagements. Pour cela, réfléchissez au parcours des utilisateurs, et testez rapidement à petite échelle !
- Pensez l’aménagement du lieu en fonction des résidents mais aussi du public cible : le Guide de la CNSA permet d’aborder des choix d’ambiance différente suivant celle recherchée. Pour cela, n'hésitez pas à co-construire et faire émerger des propositions, comme l’a fait la Seigneurie à Pantin qui a choisi l’ambiance du café avec les futurs bénéficiaires, en créant des moodboard et en les faisant voter.
- Réfléchissez à la signalétique, afin qu’elle soit visible et intuitive pour guider facilement les visiteurs. C’est essentiel, tout comme la communication, pour attirer des personnes extérieures. Quelques autres astuces pour attirer : devenez point relais, point de retrait d’une AMAP, soyez visibles sur Google Maps, ayez une page vitrine sur internet, …
Conclusion : La dernière erreur ? Attendre que ce soit parfait pour se lancer !
L'écueil classique, c’est simplement de ne pas oser. Il faut commencer par tester petit ! Avant de vous lancer dans un réaménagement majeur ou d’investir dans du matériel coûteux, il est essentiel de tester à petite échelle vos idées, et de ne pas attendre que tout soit parfait pour en parler autour de vous. Cela vous permettra d’observer les flux de personnes, d’évaluer l’organisation de l’espace, et d’identifier les interactions créées. Vous pourrez ainsi repérer ce qui fonctionne, ce qui manque, et quels ajustements sont nécessaires (éclairage, mobilier, etc.). Cette phase de test est aussi l’occasion de mieux impliquer les collaborateurs de l’EHPAD et d’identifier les ressources humaines et matérielles nécessaires avant de passer à une version permanente. Comme nous le voyons, ce sont les erreurs nous permettent d'apprendre ! Et tester c’est justement limiter les dégâts, apprendre vite et au final mieux avancer !
Retrouvez le replay du webinaire ici, et le site internet-ressource là.
Vous souhaitez en savoir davantage sur les accompagnements que nous proposons ?
Chez makesense, nous avons accompagné une trentaine d'établissements dans leur démarche d'ouverture / de tiers lieu.
A travers des formations collectives et un accompagnement individuel, nous accompagnons pas à pas, quel que soit leur niveau d'avancement. Nous allons lancer des nouvelles formations en 2025 et 2026, si vous voulez être tenus au courant, répondez à ce questionnaire.
